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(3) THE
GUIDELINES |
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DIE WICHTIGSTEN
GUIDELINES FÜR |
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(3) STILFRAGEN |
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Niemals Worte in Das GROSSCHREIBEN eines Wortes gilt im angelsächsischen Sprachraum als SHOUTING, als Schreien oder Brüllen und kann als aggressiv oder sehr bestimmend, fordernd aufgefasst werden. Use sentence case! USING ALL CAPITAL LETTERS LOOKS AS IF YOU'RE SHOUTING. Use sentence case or lower letters. For emphasis, use *asterisks* or bold formatting to emphasize *important*(!) words. |
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E-Mails an mehrere Empfänger u. Teams:
CC an ... Wenn Sie eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Empfänger schicken, z.B. an Gruppen oder Projektteams, wissen die Einzelnen oft nicht, was sie selbst dann tun sollen. Just because you send a message to six poor coworkers doesn't mean all six know what to do when they get it. Der Tipp (by Haward Business School, Working Knowledge): Teilen Sie kurz für jeden mit, wieso er die Info erhält. Das ist im englischen Sprachraum, bei internationalen Firmen oder Organisationen relativ einfach, wie die übliche Konvention (s. Beispiel u.) zeigt. When you copy lots of people (a heinous practice that should be used sparingly), mark out why each person should care. Let them know at the start of the message what they should do with it. Zwei konkrete Beispiele für CC E-Mails: 
CC To: John Miller, Paul Green, Linda Evans Subject: Web site design draft is done The Web site draft is done. Check it out in the attached file. The design firm will need our responses by the end of the week. 
Good CCCC To: John Miller, Paul Green, Linda Evans Subject: Web site design draft is done JM: DECISION NEEDED. Get marketing to approve the draft PG: PLEASE VERIFY. Does the slogan capture our branding? LE: PLEASE CHECK: Critical points for kick-off meeting? (Q: Courtesy to HAWARD BUSINESS SCHOOL, Working Knowledge) 
Good CC: Hi, all. Good news: We've decided to upgrade the XY system based on your feedback. Peter, can you check in with IT to make sure the rollout doesn't require us to stop production of the reports? |
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(Q:techsoup.org/learningcenter) |
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Nicht nur mit So schön knapp die engliche Kommunikation in internationalen Firmen und Organisationen auch ist, nur mit YES oder NO zu antworten geht definitiv NICHT! (Oder gar mit " Statt dessen: Nehmen Sie immer Bezug auf die vorherige Ausgangsfrage. Das hat einen sehr guten Grund: Der Empfänger ist meist in mehreren Vorgängen oder Projekten parallel eingebunden und weiss daher nicht sofort, um welchen Vorgang und welche Bestätigung, Bejahung oder Verneinung es geht. Auch wenn er dies aus der als Zitat (Quotation) beigefügten, vorausgegangenen Mail entnehmen könnte ist es trotzdem höflich und in englischen E-Mails Usus, der (Yes/No) Antwort den entsprechenden Sachverhalt sofort eindeutigk und klar zuzuordnen. Immer den Kontext der Antwort kurz mit angeben Your reader may be deep in thought about something completely different, he/she maybe involved in another project. In a multi-person conversation, messages and replies may arrive out of order. And no, it doesn't help to include the entire past conversation when you reply; it's rude to force someone else to wade through ten screens of messages because you're too lazy to give them context. So, start off your messages with enough context to orient your reader. Auch in einer Yes/No Antwort, die nur aus einer Subject Line besteht, können Sie den Kontext angeben. Beispiel Subject Line: Subject: Status of Discussions on NYC Project - No Agreement Reached. Beispiel Antwort im Kontext: Yes - the NYC-Project will be ... Kurz aber nicht zu kurz When saying too little is saying too much One recommendation: Never send a response of five words or less unless the sender specifically requests a response from a predetermined list of choices. (Will you attend the meeting? Yes/No.) |
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Verzichten Sie auf Ironie u. Sarkasmus Verzichten Sie in Business E-Mails auf Ironie, hinter der man seine Meinung ja sehr gut und unangreifbar verstecken kann. Die Verwendung von ironisch gemeinten Passagen in E-Mails führt nicht selten zu Missverständnissen, vor allem wenn ein Nichtmuttersprachler beteiligt ist. Sagen Sie ganz klar und höflich, was Sie zu einer Sache meinen und wie Sie etwas werten. Die Verwendung von ironischen oder witzigen Bemerkungen setzt eine Vertrautheit voraus, die z.B. gegenüber Fremden und geschäftlichen Korrespondenzpartnern ggf. nicht besteht, da hier meist auf einer eher sachlichen Kommunikationsebene gemailt wird. Wenn Sie, z.B. gegenüber Teamkollegen auf eine ironische oder witzige Aussage nicht verzichten wollen, dann kennzeichnen Sie die zwingend mit einem ;-) 'Das ist eindeutig und erspart lange Rückfragen - wie hat er/sie das denn gemeint? With email irony can spark disaster ... |
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Websiteadressen mitschicken Falls Sie Internetadressen in Ihrer E-Mail mitschicken, ist es üblich, diese URL vom Text getrennt in eine eigene Zeile (je ein Return/Zeilenabsatz vorher und nachher) zu schreiben, da sich je nach Mailprogramm die Zeilenbreite und Layout verändern können und der Empfänger den umgebenden Text von der URL-Adresse klar unterscheiden können muss. |
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Unterstellen Sie grundsätzlich positive
Intentionen Positiv Thinking! Firmen-E-Mails, insbesondere bei internationalen oder angelsächsichen Firmen sind meist sehr kurz. Beinahe unhöflich knapp. Die kurze Form einer E-Mail, insbesondere einer englischen Firmen-E-Mail ist nur der Effizienz des Kommunikationsmedium geschuldet. Gehen Sie grundsätzlich davon aus, das die Intention hinter der E-Mail Ihnen gegenüber positiv und höflich gemeint war. Projizieren Sie keine negativen Konnotationen hinein. Wenn Sie das erste mal von einem englischen oder amerikanischen CEO eine Mail erhalten, werden Sie sich wundern, wie knapp man im Englischen formulieren kann. Bedenken Sie stets, Ihre Mail ist eine von hundert, die Ihr Korrespondenzpartner täglich beantwortet. Die kurze Form hat sich etabliert, ist Usus, nehmen Sie es in keiner Weise persönlich. Viele Konflikte kochen hoch, weil jemand in eine Mail oder in eine Antwort eine negative Absicht hineinprojiziert, die so von der anderen Seite gar nicht intendiert war und die nur auf die kurze Form zurückzuführen ist. |
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Konflikte deeskalieren Wenn Sie wirklich einmal das Gefühl haben, hier kocht ein Konflikt hoch, atmen Sie tief durch und beantworten Sie die Mail in KEINEM Fall sofort. Lassen Sie die Sache mindestens eine Nacht liegen. Bemühen Sie sich um DEESKALATION! Im Zweifelsfall sollten Sie eine Replik auf eine Konflikt-E-Mail KEINES FALLS abschicken - in Ihrem eigenen langfristigen Interesse. E-Mails nie emotional verfassen Eine in emotionaler Aufgebraustheit oder gar in Wut geschriebene E-Mail ist schon vielen zum Verhängnis geworden und wird ggf. ewig als '"Beweismittel" vorliegen. Schreiben Sie eine E-Mail niemals in aufgewühlter Stimmung! Kann später gegen Sie verwendet werden In vielen englischen E-Mail-Führern wird dem Kapitel "The email, that can land you in jail" viel Raum gewidmet. In angelsächsischen Firmen können Sie sich schnell eine Klage o.ä. einhandeln. Durch eine "emotionale" E-Mail werden sie in jedem Fall ein Eigentor schiessen. Am Telefon oder mit einem Gegenüber kann man einen Konflikt ggf. konstruktiv austragen und aushandeln, in E-Mails eskaliert er nicht selten. Play the ball, not the player. Bemühen Sie sich auch in Konfliktsituationen in E-Mails immer um Deeskalation und einen höfllichen, sachlichen nicht ironischen und nicht sarkastischen Ton! Eine Mail aus einer emotionalen Situation ist spontan schnell abgeschick. Sie ist aber ein Dokument für die "Ewigkeit" und ein einziger Mausklick "SEND" kann hier fatal sein. E-Mails sind das falsche Medium, um Konflikte auszutragen Greifen Sie statt dessen zum Telefon oder vereinbaren Sie ein kurzes Treffen. Please remember to refrain from personal attacks. It serves no useful purpose. It hurts others, it hurts you, Everything you mail will be used against you. Strategien: Fragen Sie jemanden Drittes If you receive an email that really makes your heart skip a beat when you read it, try walking away from the message and re-reading it later before you respond. See if there's any other possible way to interpret the note; you may even want to ask someone else to take a look at the message and offer her impressions. Gängige englische E-Mail Formulierung zur Deeskalation: Can we schedule a quick, face-to-face meeting or phone call to discuss this? |
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Ein Klick und die Mail ist beim
falschen Empfänger! Kommt oft vor: Ein versehentlicher Mausklick und schon ist die Mail mit vertraulichem internen Inhalt beim völlig falschen Empfänger oder der noch unvollständige Mailentwurf ist schon beim Chef gelandet. Das kann unangenehme Konsequenzen haben. Tricks Profis haben zwei sehr hilfreiche Methoden gegen diese fatalen Fehler entwickelt. Entweder lassen sie das Feld mit der Empfänger-E-Mailadresse so lange leer, bis die Mail fertig formuliert ist, oder sie adressieren die Mail zunächst an sich selbst und setzen den korrekten Adressaten erst zum Schluss ein. Leave the address field empty or address the message to yourself while you are still composing it.Only enter the final recipient when you are ready to send the mail. |
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Attachments Anhänge an E-Mails PDF ist meist geeineter als Word .DOC ® Manchmal verraten Dokumente über eingebaute Funktionen wie z.B. "Frühere Version wiederherstellen" mehr Infomrationen, als man nach aussen geben wollte. Es hat sich in der internationalen E-Mailkommunikation allgemein eingebürgert, das man "nach Aussen" Dokumente nur als PDFs verschickt. Auch haben Programme wie WORD ® auf verschiedenen Rechnern mit anderen Zeichensätzen oft ein überraschend anderes Aussehen. Für die Lösung dieses Problems wurden PDFs ja erfunden. Anders sieht es aus, wenn man gemeinsam an einem Dokument arbeitet und die o.g. sehr hilfreichen Funktionen von Word® & Co. bewusst nutzen und einsetzten möchte. Attachments stets kurz beschreiben Always describe attachments - heisst es dazu in den englischsprachigen Führern. When sending an attachment to a recipient, a file or document, always include a brief description within the body of the email of the attachment. Don't "force" the recipient to download and review a document if he or she does not need to. |
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E-Mails an mehrere Empfänger
CC oder BC Mit der Carbon Copy, CC, verschicken Sie eine E-Mails gleichzeitig mit einem Klick an mehrere Empfänger und jeder kann sehen, an wen die E-Mail noch ging. Mit BC, Blind Copy, sieht der Empfänger nicht, wer die Mail noch alles bekommen hat, die weiteren E-Mail-Adressaten (und deren E-Mailadressen!) bleiben verdeckt. Bewusst eingesetzte CC oder BC Die Wahl ist hier je nach Situation sehr sorgfältig zu treffen, eine BC, also ein verdecktes Weiterleiten an jemanden Dritten, kann ggf. als indiskret angesehen werden, da dieser hier also heimlich mitlesen soll. Wenn der Empfänger aber sieht, dass der Absender die Mail offen als CC auch z.B. an eine andere Abteilung geschickt hat, z.B. an die Rechtsabteilung, kann dies ein völlig transparenter Vorgang sein. Der Empfänger weiss dann, aha, diese Information der E- Mail an mich ist jetzt ausser zu mir auch an folgende Abteilungen oder Mitarbeiter gegangen. Interne Adressen ggf. mit BC versenden Da man mit einer CC eine interne, nicht öffentliche oder eine völlig private E-Mailadresse ggf. gegen den Willen des Mailadresse-Inhabers auch "nach draussen" gibt und öffentlich macht, kann hier eine Blind Copy, also eine BC die wesentlich diskretere Versandmethode sein. If you reply to a message and then CC: a third-party that the original sender did not include, be certain in your mind that the original sender will not be upset about it. This information may have been "for your eyes only". |
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Informationen weiterleiten Wenn Sie Informationen als Hintergrundinformation mailen (also als FYI, For Your Information Only) oder eine längere Re:Re:Re Korrespondenz-Kette weiterleiten (FWD steht für Forwarded), dann sollten Sie die nachfolgend zitierte längere Diskussion oder die a ngefügten Informationen in der Mail vorab kurz als Überblick zusammenfassen. Sie können - und sollten - lange E-Mail-Diskussionen zuvor kürzen, müssen aber aus rechtlichen Gründen immer korrekt zitieren und dürfen keine inhaltlichen Änderungen einfügen. Provide a summary when you forward an "FYI" email. Don't just forward a message or a whole conversation thread and assume that the recipient will take the time to read it all and figure out what's going on or that they'll do so without any misunderstandings. Save your recipient time and confusion by writing down a quick summary of the entire thread. Beispiel für eine kurze Zusammenfassung FYI, I thought the following email thread might add some information to your plan for the NYC project launch. If it doesn't, feel free to ignore it. |
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S E I T E N E N D E
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S E I T E N E N D E
S C H L A G W O R T E | S C
H L A G W O R T I N D E X S E I T E N E N D E TECHNISCHE KEYWORDS SCHLAGWÖRTER FÜR DIESE SEITE: EMAILENGLISH LETTER ENGLISCH COVER LETTER EMAILS ENGISCHEMUSTERSÄTZE TEXTBBAUSTEINE FÜR ENGLISCHE E-MAILS AUSDRÜCKE FORMULIERUNGEN BRIEFE ANSCHREIBEN ANREDE SCHLUSSSATZ GRATIS UNIVERSITÄT STUDIUM ANGLISTIK GYMNASIUM SEMINAR OBERSTUFE AMERIKANISTIK MBA MASTER STUDENGÄNGE ANFANG EXPRESSIONS LETTER FAX ANREDE SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN FORMULIERUNGEN FLOSKELN SÄTZE ÜBERSETZER KOSTENLOS LEXIKA KURS EINLEITUNG SATZANFANG SCHLUSSFORMULIERUNG BRIEFSCHLUSS ANLIEGEN DICTIONARY ÜBERSETZUNG "E MAIL" MAILEN LEXIKON SCHULE KLASSE KURSE DICTIONARIES WÖRTERBUCH WOERTERBUCH UND WOERTERBUECHER SATZANFÄNGE WORDS AUSDRÜCKE SÄTZE EMAILENGLISH SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN GESCHÄFTSBRIEF BRIEFPORTO BEI DEUTSCHE POST UND DHL COMMERCIAL CORRESPONDENCE GESCHÄFTSBRIEFE OFFER HANDLESKORRESPONDENZ BESTELLEN AUFTRAG ERTEILEN ANGEBOTE EINHOLENODER ANGEBOT EINHOLEN AUF ENGLISCH EMAIL VERFASSEN SCHREIBEN LINKS FÜR DIE 6-FACH LOCHUNG DER BÜCHER IST NUR EIN ZUSATZNUTZEN LOCHUNG DER TOP-INFO-BÜCHER WIE Z.B: FILOFAX PERSONAL KALENDER EINLAGEN TIMER PLANER TERMINPLANER RINGBUCH ORGANIZER TIMER ORGANISER ZEITPLANUNG SELBSTORGANISATION DIE BÜCHER LASSEN SICH AUCH IN RINGBÜCHER IM FILOFAX FORMAT EINHEFTEN. WEITERE ENGLISCHEONLINE WÖRTERBÜCHER WIE Z.B. LEO DICT ORG IN UNSERER LINKLISTE SPONSORED LINKS: FÜR REISEINFORMATIONEN ZU PARIS PARISINFO KURZINFO FÜR JEDE PARISREISE BILLIGE PREISWERTE HOTELS RESTAURANTS BISTROS BRASSERIE EMAIL ENGLISCH GRATIS INFORMATIONEN SÄTZE FORMULIERUNGEN TIPPS
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