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(1)
THE GUIDELINES |
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DIE WICHTIGSTEN
GUIDELINES FÜR |
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Entscheiden: E-Mail schreiben
oder ...? Effizienter und zeitsparender kommunizieren kann bei größerem und inhaltlich komplexerem Umfang eines Anliegens bedeuten, dass man besser zum Telefonhörer greift. Entscheidungskriterien Make sure that email is the right communication tool for the job. Email communication is actually more limited than you might initially think. It can sometimes take more time to write an email than it would to speak to someone directly. Email doesn't make it easy to convey quick sketches or notes that are nonlinear. If you need an immediate response, or you'll have a lot of follow-up questions, or you need to convey a complex topic using visual aids, email is probably not the best tool for the job. Entscheiden Sie also zunächst, in welcher der nachfolgenden Varianten Ihr Thema, der Inhalt und vor allem der Umfang ihres Anliegens am besten kommuniziert wird: 1. per 1 Zeilen Kurz-E-Mail ( Subject-Only-Email) <EOM> 2. als übliche, ausformulierte Standard-E-Mail 3. via Telefonanruf oder Telefonkonferenz 4. per Meeting / Kurzmeeting Use the phone if a dialogue is required! Warum? Wenn man E-Mails bekommt, die ausgedruckt mehrere Seiten ausmachen, dann wäre es nach Aussage vieler Ratgeber besser und zeitsparender, wenn man sich dafür kurz trifft oder zu einer Telefonkonferenz zusammenschaltet und das Ganze mündlich in 10 Minuten bespricht. Denn das Verfassen einer solchen E-Mail und die Antwort darauf dauert meist wesentlich (!) länger als ein 10 Minuten Meeting oder ein kurzes Telefonat bzw. ein schneller Phone Conference Call. |
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Keine E-Mail OHNE Anrede! Auch unter Freunden oder Kollegen sollte die erste E-Mail des Tages und auch die erste Antwort immer formal korrekt, höflich mit einer Begrüßung / freundlichen Anrede beginnnen und mit einer ebenso freundlichen Schlussfloskel enden. Das gilt für die erste Mail eines Tages sowie wie für die erste Antwort - immer! Soviel Zeit muss sein. Alles andere wird als äußerst schroff und stillos empfunden. All people should and want to be addressed respectfully, fordernd daher auch die meisten englischen und amerikanischen E-Mail-Ratgeber zu dem Thema ein. Ausnahme: Ping-Pong Dialog Gibt es daraufhin, auch über den Tag verteilt einen regulären Frage/Antwort Ping-Pong E-Mailverkehrt zur Abklärung oder Diskussion eines Sachverhaltes, so ist im angelsächsischen Sprachraum üblich, jede weitere E-Mail wie ein fortgeführter Frage-Antwort Gesprächsdialog anzusehen und bedarf jeweils keiner weiteren Begrüßungsfloskeln. Allerdings gilt dies nur für Kommunikation auf gleicher Hierarchieebene, also z.B. unter Teamkollegen. "Emails among collegues are generally understood to be part of an ongoing conversation (...)", so bemerkt es auch der New York Times Journalist David Shipley in dem Standardwerk von ihm und Will Schwalbe: "SEND! Why People Email so Badly and How to Do it Better." Eine zulässige Vernachlässigung der formalen Anrede gilt übrigens nicht für die Kommunikation mit dem Kunden oder mit dem Chef oder CEO! |
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Keine E-Mail OHNE aussagekräftige
Subject Line / Betreffzeile Die meisten E-Mails werden nicht gelesen, nur überflogen. Und mittlerweile erhalten einzelne Mitarbeiter in Firmen oder Institutionen nicht selten mehrere hundert E-Mails - pro Tag! Der Erfolg einer E-Mail hängt oft davon ab, wie schnell der Empfänger den Inhalt schon anhand der aussagekräftigen Betreffzeile erfassen kann. Hier werden die meisten Fehler gemacht! Die wenigsten wissen: Das Wichtigste an einer E-Mail ist die Formulierung einer aussagekräftigen Subjet Line! Sonst wandert die Mail ungelesen im Müll! "The Suject line ist the most important, most neglected line in your email." so die Quintessenz der beiden Autoren David Shipley, Redakteur bei der New York Times und Will Schwalbe, ebenfalls Journalist und Autor für die New York Times, Insight for Asian Investors und Business Traveller, in ihrem viel diskutierten Buch zum Thema E-Mail, Titel: "SEND! Why People Email So Badly and How to Do it Better". Diese entscheidende These der beiden Autoren findet sich in der gesamten Fachliteratur und in allen Ratgebern, zum Thema Email English, die wir für Sie gesichtet und durchgearbeitet haben, mit unzähligen Beispielen und Belegen bestätigt! |
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Signalwort an den Anfang der Subject Line | |||||||||||||||||||||||||
| Viele Empfänger Ihrer E-Mails arbeiten
unterwegs auch mit einem mobilen Handheld oder Smartphon mit E-Mailempfang, wie z.B.
Blackberry®, iPhone®
u.ä. zwischendurch schnell ihre
Mails ab. Da in eine E-Mailbox, insbesondere in den mobilen Geräten, in der
In-Box Listenansicht nur wenige Zeichen der Betreffzeile darstellt, empfiehlt es
sich, in der Betreffzeile mit derm Signalwort zu beginnen. Das ist - zugegeben -
wesentlich leichter gefordert, als auf englisch dann auch formuliert. Dazu ein Beispiel: Suboptimale Subject Line: " Liest der Empfänger: "You are invited to ..." weiss er noch nichts, steht der Anlass aber an erster Stelle, ist dies zum einen ein Signalwort, das die Aufmerksamkeit auf sich zieht. Zum anderen weiss der Empfänger worum es geht, auch wenn sein Display nur wenige Zeichen der Inbox sofort anzeigt. Optimiertes Beispiel: "White House Correspondents Dinner, Presidential Inauguration ..." |
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Alte Re:Re:Re:-Subject-Lines UMBENENNEN Besonders ärgerlich sind im E-Mailverkehr die oft endlosen und zudem völlig sinnlosen "Re:Re:Re:" Betreffzeilen. Der professionelle Rat: Löschen und umbenennen Die suboptimale oder inzwischen veraltete Betreffzeile löschen und statt dessen immer den ganz aktuellen Inhalt der E-Mail aussagekräftig in der Subject Line umbenennen und beschreiben. RE:RE:RE - Das machen doch alle so? Zugegeben, diese Unsitte, alte Subject Lines mit vielen, unschönen Re:Re:Re: Vorspannen unverändert durch lange Hin-und-Her-E-Mailketten mitzuschleppen, ist in den meisten Firmen im tägliche E-Mailverkehr tausendfach anzutreffen. Nichtsdestotrotz: (engl.: nevertheless, nonetheless oder besser noch: however, despite all that:) Tun SIE es nicht. Ihre besseren englischen E-Mails werden Sie als Profi ausweisen. Warum? Eine - an die ja inzwischen inhaltlich hoffentlich fortgeschrittene Diskussion entsprechend - angepasste Subject Line strukturiert die Aufnahme von dem vor, was Sie in ihrer Antwort / Reply auf das "Kettenthema" inzwischen gegenüber dem Empfänger neu sagen möchten. Der Ratschlag lautet also: Clean Up Emails Before Forwarding Them! Vor einer Antwort Zitate wegkürzen! Kürzen Sie vor einer Antwort die erhaltene Mail die Zitate auf die Sie antworten und setzen Sie Ihre Antworten dann direkt jeweils hinter die entsprechenden Fragen, die Sie erhalten hatten. Edit long emails when replying to them. Generally your reply to an email will include the original email, as well. If the original email is longer, delete irrelevant parts (especially headers and signatures). Organize the reply so that you quote parts of the original email and place your responses to each part directly below so that the recipient will know exactly what questions or statements from his or her email you are responding to. |
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(Q: zitiert nach wikihow.com/Improve-Your-Email-Etiquette) |
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S E I T E N E N D E
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S E I T E N E N D E
S C H L A G W O R T E | S C
H L A G W O R T I N D E X S E I T E N E N D E TECHNISCHE KEYWORDS SCHLAGWÖRTER FÜR DIESE SEITE: EMAILENGLISH LETTER ENGLISCH COVER LETTER EMAILS ENGISCHEMUSTERSÄTZE TEXTBBAUSTEINE FÜR ENGLISCHE E-MAILS AUSDRÜCKE FORMULIERUNGEN BRIEFE ANSCHREIBEN ANREDE SCHLUSSSATZ GRATIS UNIVERSITÄT STUDIUM ANGLISTIK GYMNASIUM SEMINAR OBERSTUFE AMERIKANISTIK MBA MASTER STUDENGÄNGE ANFANG EXPRESSIONS LETTER FAX ANREDE SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN FORMULIERUNGEN FLOSKELN SÄTZE ÜBERSETZER KOSTENLOS LEXIKA KURS EINLEITUNG SATZANFANG SCHLUSSFORMULIERUNG BRIEFSCHLUSS ANLIEGEN DICTIONARY ÜBERSETZUNG "E MAIL" MAILEN LEXIKON SCHULE KLASSE KURSE DICTIONARIES WÖRTERBUCH WOERTERBUCH UND WOERTERBUECHER SATZANFÄNGE WORDS AUSDRÜCKE SÄTZE EMAILENGLISH SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN GESCHÄFTSBRIEF BRIEFPORTO BEI DEUTSCHE POST UND DHL COMMERCIAL CORRESPONDENCE GESCHÄFTSBRIEFE OFFER HANDLESKORRESPONDENZ BESTELLEN AUFTRAG ERTEILEN ANGEBOTE EINHOLENODER ANGEBOT EINHOLEN AUF ENGLISCH EMAIL VERFASSEN SCHREIBEN LINKS FÜR DIE 6-FACH LOCHUNG DER BÜCHER IST NUR EIN ZUSATZNUTZEN LOCHUNG DER TOP-INFO-BÜCHER WIE Z.B: FILOFAX PERSONAL KALENDER EINLAGEN TIMER PLANER TERMINPLANER RINGBUCH ORGANIZER TIMER ORGANISER ZEITPLANUNG SELBSTORGANISATION DIE BÜCHER LASSEN SICH AUCH IN RINGBÜCHER IM FILOFAX FORMAT EINHEFTEN. WEITERE ENGLISCHEONLINE WÖRTERBÜCHER WIE Z.B. LEO DICT ORG IN UNSERER LINKLISTE SPONSORED LINKS: FÜR REISEINFORMATIONEN ZU PARIS PARISINFO KURZINFO FÜR JEDE PARISREISE BILLIGE PREISWERTE HOTELS RESTAURANTS BISTROS BRASSERIE EMAIL ENGLISCH GRATIS INFORMATIONEN SÄTZE FORMULIERUNGEN TIPPS
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Stand/Letztes Update der Seite: 30.06.2014, 8.30 h © by flashbooks-Team Impressum: www.Email-English.com Impressum: flashbooks ® Verlag Florian Kepper Habsburgerstr.62HH D-79104 Freiburg Germany Bestellhotline/Versand: Tel. 01805-35274-1 Fax d. Verlages/Redaktion: Fax: 0049 (0)761-2852320 Ihr FEEDBACK ist uns willkommen! |
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