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ZUM INHALT
DER ENGLISCHEN E-MAIL
Gliederung und Aufbau

 
       
   
   

 

 
       
   

ZUM INHALT
DER ENGLISCHEN E-MAIL
Die Gliederung | Der Aufbau

 
  Das Wichtiste kommt an den Anfang!
Schreiben Sie das Wichtigste sofort in den ersten Satz einer englischen E-Mail!
Schreiben Sie KEINE Einleitung, kommen Sie direkt auf den Punkt und bringen Sie als Erstes Ihr Hauptanliegen vor, die Kernmessage, das weshalb Sie die Mail eigentlich schreiben. Das ist für viele ungewöhnlich, hat sich aber sowohl im britischen, als auch im angloamerikanischen Sprachraum als sehr effektiv herausgestellt.

Warum?
E-Mails werden nur überflogen, kein Empfänger, der 200 Mails am Tag erhält, liest sie bis zum Ende. Also gelangt Ihr Hauptanliegen, die Message ihrer E-Mail nur zum Empfänger, wenn Sie es im ersten Satz gleich auf den Punkt bringen!

Die Einleitung kommt erst als Zweites
Eine Einordnung in den Hintergrund, in den Zusammenhang und eine kurze Erklärung des Kontextes, was bei anderen Textgattungen also die Einleitung ist, erfolgt in der englischen Business-E-Mail in einem zweiten, davon auch optisch abgegrenzten Absatz, sprich Paragraph.
 
       
  Nur kurze Infos kommen an
Die hohe Kunst besteht darin, in maximal zwei kurzen sehr gut und sorgfälltig strukturierten Absätzen eine Sache auf den Punkt zu bringen. Je kürzer eine Mail, desto größer die Chance, das die Message gelesen wird. Lange E-Mails werden nur überflogen und die Chance, das der Hauptsatz, das eigentliche Anliegen dann übersehen wird ist nicht gering! Bringen Sie das Anliegen kompakt und fokussiert in einem Absatz unter.

Länge einer englischen E-Mail
I
t is harder to read letters on a computer screen than on a sheet of paper, so keep emails short and to the point. While there is no ideal email length, keep sentences short, about 8-12 words and leave a space between paragraphs.

And where is the BEEF?
Der im angelsächsichen Sprachraum gängige Spruch, geht ursprünglich auf die Werbekampagne einer Hamburgerkette zurück, die ja das BEEF bevorzugt zwischen zwei labbrigen Brötchen verstecken. Später wurde der Spruch, Where is the Beef auch auf den US-Präsidentenwahlkampf angewandt. Veganer mögen uns dieses drastische Bild bitte großzügig nachsehen: Bei einer E-Mail wird die Kernaussage oft auch UNAUFFINDBAR zwischen den allgemeineren Ausführungen versteckt. In der E-Mailkommunikation mit angelsächsischen Firmen oder internationalen Organisationen sollte man das Wesentliche klar getrennt von allem Begleitrauschen deutlich an den Anfang stellen. Vielleicht ist der Ausdruck "And where is the BEEF" - keine schlechte "Mnemonic help" hierfür.

Tackling the major points up front decreases
the chances that you'll lose your reader's attention, confuse him, or irritate him by forcing him to spend extra time looking for your point.


Siehe Gliederung einer professionellen englischen E-Mail
 
       
  Was wollen Sie eigentlich?
And your point is? Get to the point! Kommunizieren Sie unmissverständlich und deutlich: Sagen Sie ganz klar, was Sie von Ihrem Gegenüber mit der E-Mail bezwecken.

If your emails donít get to the point quickly, they might not be read at all.

Sie kennen das sicher selbst, nicht selten fragen sich Empfänger einer Mail: Was will er/sie mit diesen schönen Ausführungen jetzt eigentlich von mir?
Welche Reaktion, Aktion oder Antwort soll warum und mit welchem konkreten Inhalt mit welcher Zielsetzung oder Verwendung für wen und in welchem Umfang bis wann erfolgen? Diese Frage sollte nach nur zwei kurzen klaren Absätzen für den Empfänger glasklar sein. Das Problem beschreiben fast alle Ratgeber:
When asking a question, be sure to ask the question! If you need information or have a request, phrase it as a question to ensure that your recipient knows you need a response. Simply making a statement and assuming people will respond is a good way to get ignored.
Tipp!
(Verwendung des Nachfolgenden allerdings nur, wenn sich in Ihrer Firma oder Organisation diese Kürzel dafür etabliert haben:) Dann sind diese praktischen Kürzel in der Subject Line eine enorme Zeitersparnis. Aber Achtung, es handelt sich dabei um eine Art Email-English-Insider-Slang - noch nicht einmal vielen englischen und amerikanischen Muttersprachlern sind diese Kürzel geläufig!

RR = steht hier nicht für Ihren Rolls Royce sondern für: Reply Requested
RB+1 = Reply by Tomorrow = Brauche Antwort bis morgen!
ACT+1 = Action by Tomorrow
NRN = No Reply Needed = Brauche keine Antwort
FYI = For Your Information Only - Brauche keine Antwort (s.o.)
NTN= No Thanks Needed (Darauf keine Dankesmail senden)

 
       
  Pro Thema je eine neue E-Mail
Der Satz: "
One message one mail" hat sich als effizient erwiesen.
Es ist eines der am meisten angesprochenen und diskutierten Probleme bei E-Mails in interntionalen Organisationen und Firmen: Wie schaffe ich es, dass der Empfänger nicht nur einen, sondern ALLE angesprochenen Punkte auch wahrnimmt?
"Concentrate on one subject per message whenever possible".

Eine nicht selten praktizierte Lösung des Problems:
Schreiben Sie eine getrennte, separate Mail für jedes Thema und jeden Punkt.

Start a new message when you start writing about a new subject!
E-Mail-Kommunikation, insbes. in amerikanischen Firmen ist sehr auf Effektivität fokussiert. So kennen Sie sicher aus englischsprachigen PowerPoint ® Präsentationen und Meetings die Maßgabe vieler Consultant Companies: "One point per slide".

Der Rat "Make one point per email" hat noch einen anderen Grund:
Bei umfangreichen Anliegen kann der Empfänger sofort auf wichtige Punkte antworten, auch wenn er bei einigen Punkten, die längere Recherche erfordern, dann die Antwort nachschieben kann.
Your correspondent can reply to each one individually and in the appropriate time frame. One topic might only require a short reply, that he or she can send straight away. Another topic might require more research. By writing separate messages, you should get clearer answers.(Q:Mindtools.com)

ODER: Jedes Thema ein eigener Absatz
Wenn Sie bei einem umfangreichen Projekt mehrere Punkte doch in einer E-Mail schreiben wollen und natürlich beantwortet haben möchten, so können sie alternativ für jeden Punkt einen eigenen klar abgesetzten Absatz (Paragraph) schreiben.


If you do want to put several points in an email - perhaps because they relate to the same project - consider presenting each point in a separate, numbered paragraph. This makes each point stand out, significantly increasing the likelihood that each point will be addressed.
(Q:Mindtools.com)

Die Themen, Punkte oder Fragen in je einen Absatz aufzuteilen und durchzunummerieren ist in englischen Mails gängige Praxis. Zusätzlich sollte am Anfang eine kurze Zusammenfassung als Übersicht vorangestellt werden.(...)
you could number your points to ensure they are all read (adding an introductory line that states how many parts there are to the message (...) If the points are substantial enough, split them up into separate messages so your recipient can delete, respond, file, or forward each item individually.(Q:http://jerz.setonhill.edu)
 
       
       

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